KIRJOITTANUT: JANNE RUOHISTO | JULKAISTU: 27.4.2025

Kun yritys tai organisaatio päättää hankkia uuden tietojärjestelmän, päähuomio kiinnittyy järjestelmän teknisiin ominaisuuksiin. Liian harvoin pysähdytään miettimään, millaisia arvoja, oletuksia tai uskomuksia järjestelmän toimintojen ja ominaisuuksien taustalla on.

Tällä on kauaskantoisia seurauksia.

Etenkin silloin, kun kyseessä on ihmisiin, osaamiseen tai oppimiseen liittyvä järjestelmä, valinta koskee paljon muutakin kuin teknologiaa.

Tietojärjestelmissä mukana kulkevat myös arvot, uskomukset ja oletukset – ja ne muovaavat suoraan organisaatiokulttuuria. Kulttuurilla puolestaan on valtava strateginen merkitys: se voi ratkaista, onnistuuko organisaatio tavoitteissaan.

Sanna Wenström tiivistää tämän näkökulman artikkelissaan Keisarin uudet silmälasit – Inhimillisyyden tietoperusta organisaatioiden kehittämisessä:

‘“Puutavarasta ei synny kivitaloa, eikä toisinpäin.”

Henkilötietojärjestelmät (HRIS) ovat yksi organisaation tärkeimmistä rakennuspalikoista ja konkreettinen ilmentymä organisaation kulttuurista.

Ne eivät ole neutraaleja teknisiä päätöksiä, vaan viestejä siitä, millaista kulttuuria haluamme vahvistaa ja millaisena näemme ihmiset organisaatiossamme.

Ne eivät ole vain työkaluja työn tehostamiseen ja ajan säästämiseen, vaan yhä enemmän strategisia valintoja, jotka suuntaavat organisaation kehitystä vuosiksi eteenpäin.

Siksi on olennaista valita rakennuspalikat huolella – niiden vaihtaminen myöhemmin on vaikeaa, hidasta ja kallista.

Tässä piilee samalla suuri mahdollisuus: vaikka tietojärjestelmät eivät yksistään luo organisaatiokulttuuria, ne voi merkittävästi tukea kulttuurin kehittymistä haluttuun suuntaan.

Tällöin olennainen kysymys on: viekö järjestelmävalintamme meitä siihen suuntaan, johon haluamme kulkea – vai sitooko se meidät kiinni menneisyyteen?

Ihmiskäsitys ohjaa valintojamme – tiedostimme sen tai emme

Ihmiskäsitys ohjaa huomaamattamme sitä, miten ajattelemme ihmisistä, miten johdamme – ja mitä järjestelmiä valitsemme.

Reilu kymmenen vuotta sitten olin osallistujana HR Next Practice -seminaarissa, kun keskustelu kääntyi tuttuun aiheeseen: mistä löytyvät motivoituneet työntekijät – ja rivien välissä siihen, miten helpoiten päästään eroon niistä, jotka eivät ole.

Pyysin puheenvuoron ja kysyin satapäiseltä yleisöltä: “Kuinka moni teistä haluaa olla motivoitunut omassa työssään?” Kaikki nostivat kätensä. Totesin, että ehkä meidän ei pitäisi olla niin huolissaan siitä, mistä löytyy motivoituneita työntekijöitä. Olennaisempaa olisi pysähtyä kuuntelemaan työntekijöitä, mikä heitä motivoi.

Myöhemmin olin eräässä suuressa yrityksessä esittelemässä, miten helppoa Skillhiven avulla on tehdä näkyväksi osaamisen lisäksi myös halu tai kiinnostus kehittyä jossakin taidossa edelleen. HR-johtaja vastasi: “Ei me voida kysyä työntekijöiltä sellaista.” Kun kysyin syytä, hän selitti: “Työntekijät saattavat olettaa, että meillä olisi tarjota juuri heidän toivomiaan tehtäviä.”

Eräässä toisessa yrityksessä pohdimme voisiko eräs prosessi rakentua enemmän luottamuksen ja avoimuuden varaan. Tämä ratkaisu hylättiin, koska johto arvioi, että noin 3 % työntekijöistä oli sellaisia, joihin ei voitu luottaa. Ymmärsin perustelun logiikan – mutta jäin miettimään, mitä mieltä loput, 97 % työntekijöistä, olivat tästä päätöksestä. Kenen ehdoilla ja keitä varten järjestelmiä lopulta valitaan?

Nämä tarinat osoittavat, että ihmiskäsitys ei ole vain ajatusmalli, vaan näkymätön kompassi, joka ohjaa valintojamme joka päivä – myös silloin, kun teemme päätöksiä järjestelmistä ja teknologioista.

Valitse järjestelmä joka tukee tavoittelemaasi kulttuuria 

Kun valitset tietojärjestelmää, pysähdy arvioimaan: millaisia arvoja, oletuksia ja uskomuksia sen taustalla on? Pohjautuuko järjestelmä luottamukseen vai kontrolliin? Näkeekö se ihmiset oma-aloitteisina ja oppimishaluisina – vai valvottavina ja ohjattavina?

Sekä luottamukselle että kontrollille on oma aikansa ja paikkansa. Mutta järjestelmä, joka rakentuu yksinomaan kontrollille, voi tukahduttaa luottamuksen jo ennen kuin se ehtii syntyä.

Luottamus ei ole vain ‘mukava juttu’, se on myös liiketoiminnan moottori. Organisaatiot, joissa vallitsee korkea luottamus, raportoivat usein paremmasta sitoutumisesta, vähäisemmästä vaihtuvuudesta ja nopeammasta innovoinnista, koska ihmiset uskaltavat jakaa osaamistaan ja kokeilla uutta.

Skillhive tukee modernia, yhteisöllistä ja luottamukseen perustuvaa organisaatiokulttuuria

Skillhiven taustalla on ihmiskäsitys, jota voidaan luonnehtia humanistiseksi tai holistiseksi.

Uskomme, että kaikilla on vahvuuksia, mutta kukaan ei osaa kaikkea. Uskomme, että ihmiset haluavat olla motivoituneita työssään ja tehdä sen hyvin. Yksi ihmisen perustarpeista on halu kuulua joukkoon ja olla luottamuksen arvoinen.

Ymmärrämme kuitenkin, että luottamus ei synny tyhjästä – eikä varsinkaan napin painalluksella. Luottamusta ei voi vaatia, vaan se pitää ansaita, etenkin tilanteissa, joissa se on kerran menetetty.

Siksi lähestymme jokaisen asiakkaan tilannetta käyttäjien turvallisuuden kokemuksesta huolehtien.

Emme usko lähestymistapaan, jossa ihmiset heitetään altaan syvään päähän ja katsotaan, kuka selviää. Sen sijaan aloitamme tarvittaessa matalasta päästä, edeten askel kerrallaan kohti syvempiä käytäntöjä ja laajempaa näkyvyyttä.

Skillhiven mukautettavuus mahdollistaa etenemisen organisaation omaa kulttuuria kunnioittaen. Osaamista ei tarvitse tehdä heti näkyväksi koko organisaatiolle, vaan näkyvyyttä voidaan rakentaa hallitusti ja kokemusten vahvistamana. Näin luottamus uuteen toimintatapaan voi syntyä asteittain, kokemuksen ja esimerkin kautta – “Katso, Pertti teki oman osaamisensa näkyväksi muille, eikä mitään pahaa tapahtunut. Hän jopa hymyilee tyytyväisenä.”

Olemme jokaisen asiakkaamme kanssa käyneet keskusteluja näistä aiheista. Toisille osaamisen näkyväksi tekeminen on ollut vieraampaa kuin toisille. Osassa organisaatioita olemme yhdessä päätyneet ratkaisuihin, joissa osaaminen näkyy vain henkilölle itselleen ja esihenkilölle.
Toisissa olemme ottaneet hallitun askeleen kohti avoimempaa toimintatapaa. Yhteistä kaikille asiakkuuksillemme on ollut kuitenkin se, että kertaakaan pelot ja huolet, joita otettuihin askeleisiin on liittynyt, eivät ole toteutuneet. Päinvastoin: asiakkaamme ovat raportoineet, että Skillhiven käyttöönotto ja osaamisen näkyvämmäksi tekeminen ei ole ainoastaan tuonut tehokkuushyötyjä – se on myös tuntunut hyvältä.

Vaikka organisaatiosi ei olisi “moderni”, se voi kehittyä sellaiseksi

Kun esittelen Skillhivea uusille asiakkaille, kohtaan usein huolen siitä, sopivatko sen luottamukseen, avoimuuteen ja yhteisöllisyyteen perustuvat käytännöt heidän organisaationsa arkeen.

Onkin totta, että johtamiskulttuuri ei muutu hetkessä – eikä nappia painamalla. Käytännöt eivät myöskään siirry sellaisenaan organisaatiosta toiseen.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että organisaation pitäisi olla valmis.

Moderni organisaatio ei ole lähtökohta, vaan tavoite, johon voidaan määrätietoisesti kulkea. Skillhiven asiakkaat eivät valitse meitä siksi, että heidän organisaationsa olisi jo valmis, vaan siksi, että he haluavat kulkea kohti kulttuuria, jossa:

1. Luottamus on vähintäänkin tavoite, vaikka ei aina lähtökohta.
2. Yhteistyö ja osaamisen jakaminen ovat osa arkea.
3. Johtaminen rakentaa kestävää kasvua – vahvistamalla ihmisten osaamista, hyvinvointia ja yhteisöllisyyttä.

Järjestelmävalinta on myös kulttuuriteko

Teknologialla itsessään ei muuteta organisaatiota, mutta sen avulla voidaan joko tukea kehitystä tai hidastaa sitä.

Siksi suosittelen aina pysähtymään hetkeksi ja kysymään:

• Minkälaista ihmiskuvaa järjestelmä tukee?
• Rakentaako se kulttuuria, jota haluamme kehittää?
• Tukeeko se matkaamme kohti tavoitteitamme?

Jos haluat jatkaa keskustelua

Jos nämä ajatukset resonoivat ja haluat pohtia järjestelmävalintoja johtamiskulttuurin näkökulmasta, laita rohkeasti viestiä – vaihdan mielelläni ajatuksia aiheesta.

📬 varaa 15-30 min sparrailuhetki tästä linkistä

Muutos alkaa pienistä valinnoista. Ehkä seuraava askel voisi olla yhteinen keskustelu?