Oletko koskaan huomannut, kuinka paljon arvokasta osaamista ja kokemusta työyhteisössäsi elää vain ihmisten mielissä – ilman, että mitään on kirjattu ylös? Ei edes Skillhiveen.

• Kokenut asiantuntija ratkaisee pulman salamannopeasti – muttei osaa pukea ratkaisua sanoiksi.
• Kokenut myyjä tietää miten kohdata vaativa asiakas – mutta tieto ei jakaannu, koska sitä ei ole kirjattu ohjeiksi.
• Tiimissä syntyy oivallus – mutta hyvä käytäntö ei leviä, koska kukaan ei ehdi dokumentoida sitä.

Tämä on hiljaista tietoa.

Ja sitä on kaikkialla.

Hiljainen tieto on kokemukseen, intuitioon ja oivalluksiin perustuvaa osaamista – sellaista, jota ei ole kirjattu mihinkään, mutta joka ohjaa meitä päivittäin. Se on kuin avaruuden pimeä aine: näkymätön – mutta silti vastuussa siitä, että kaikki muu pysyy koossa.

Sen merkitys organisaatioille on valtava.

Miksi hiljainen tieto ja sen jakaminen on niin tärkeää?

Hiljaisen tiedon jakaminen ja hyödyntäminen on yksi organisaation menestyksen kannalta tärkeimmistä – ja usein vaikeimmin hallittavista – asioista. Se on kriittistä kilpailukyvylle ja kyvylle luoda uutta tietoa ja innovaatioita.

Tässä muutamia syitä, miksi hiljaisen tiedon jakaminen kannattaa ottaa tosissaan:

1. Kilpailuetu – Hiljainen tieto on ainutlaatuista osaamista, jota kilpailija ei voi kopioida.
2. Tehokkuus – Hiljainen tieto on käytännön niksejä, jotka sujuvoittavat arjen työvaiheita.
3. Innovaatiot ja ongelmanratkaisu – Hiljainen tieto on oivalluksia, jotka vievät ongelmanratkaisukykyä pidemmälle kuin oppikirjatieto.
4. Osaamisen kehittäminen – Uusien tiimiläisten oppimiskäyrä jyrkkenee, kun hiljaista tietoa on saatavilla.
5. Eläköityminen – Kokemusperäinen tieto ei katoa eläköitymisen myötä, kun sen jakamisesta on huolehdittu.

Mutta: kuinka jakaa sellaista, mikä on määritelmänsä mukaan hiljaista?

Yksi parhaimmista menetelmistä hiljaisen tiedon jakamiseen on tarinat

Hiljaisen tiedon jakamiseen on useita tapoja. Yleisimmin sitä jaetaan työn ohessa – yhteistyötä tekemällä, kokemuksia jakamalla ja ongelmia yhdessä ratkomalla. Pari- ja tiimityöskentely ovatkin hiljaisen tiedon siirtymisen kannalta tehokkaita työskentelytapoja.

Nämä menetelmät perustuvat kuitenkin siihen, että ihmiset ovat samassa paikassa samaan aikaan, tai että he työskentelevät läheisessä yhteistyössä. Tällöin hiljainen tieto jää helposti siiloihin, eikä se jakaudu laajemmin organisaation sisällä.

Nykypäivänä, kun työtä tehdään yhä enemmän etänä ja hajautetuissa tiimeissä, perinteiset keinot eivät aina ole edes käytettävissä.

Ratkaisu löytyy tarinankerronnan ja digitaalisten alustojen hyödyntämisestä, jotka yhdessä mahdollistavat hiljaisen tiedon jakamisen yli ajan, paikan ja tiimirajojen.

Tarinat yksi tehokkaimmista menetelmistä välittää hiljasta tietoa. Kun ihmiset kertovat omista kokemuksistaan, syntyy jaettua ymmärrystä, tunnetta ja oivallusta – juuri sellaista, jota ei löydy ohjekirjoista.

Osaamisen tunnistamisessa usein käytetty STAR-menetelmä auttaa jäsentämään tarinoita. Se sopii hyvin kaikenlaisten oppimiskokemusten avaamiseen:

• Situation (Tilanne) – Mikä oli tilanne?
• Task (Tehtävä) – Mikä oli minun tehtäväni?
• Action (Toiminta) – Mitä tein?
• Result (Tulokset) – Mitä siitä seurasi?
• + Oppiminen – Mitä tästä opin, mitä vien mukanani eteenpäin?

Tämä yksinkertainen rakenne tekee hiljaisesta tiedosta näkyvää ja jaettavaa.  Löydät esimerkin tämän artikkelin lopusta.

Skillhive + tähtihetki-tarinat = hiljaisen tiedon ekosysteemi

Tarinankerronta ei kuulu vain kahvitauoille. Se voi olla myös digitaalisesti fasilitoitua ja yhteisöllistä.

Skillhive-alustalla kuka tahansa voi perustaa tähtihetki-parven eli pienen ryhmän, jossa jaetaan kokemuksia tietystä teemasta STAR-rakenteella. Parvi voi olla yleinen ja yhteinen kaikille tähtihetkitarinoille, tai rajatummasta aiheista, esimerkiksi ”Miten onnistuimme ylittämään asiakkaan odotukset?” 

Skillhiven käyttöliittymä tekee osallistumisesta helppoa:

• Tähtihetki-parven luominen mallipohjasta onnistuu napin painalluksella.
• Parven perustaja voi kutsua oikeat ihmiset mukaan osaajaprofiilien ja Skillhiven suosittelun perusteella.
• Osallistujat saavat ohjatun rakenteen oman tarinan kertomiseen.
• Tarinan voi kirjoittaa, jatkossa myös äänittää tai videoida.
• Ja jo pelkästään muiden tarinoita lukemalla – oppii paljon.

Tekoäly tukena yhteisen ymmärryksen luomisessa

Kun tarinoita kertyy, niiden käsittely ja analysointi voi käydä raskaaksi. Tässä kohtaa tekoäly on korvaamaton kumppani.

Silloin kun tarinat on mahdollista antaa tekoälyn analysoitavaksi, se voi:

• Tunnistaa toistuvia teemoja, olemassa olevaa osaamista ja oppimiskohteita
• Kiteyttää ja tehdä näkyväksi arjessa tapahtuvaa oppimista: Mitä kokemukset opetti meille yhteisesti?
• Auttaa ymmärtämään, mihin suuntaan kannattaa yhdessä kehittyä

Yhteenveto: Hiljaisesta tiedosta strateginen voimavara

Hiljainen tieto ei ole vain yksilön päässä elävää kokemusta. Se voi olla koko organisaation tärkein uusiutuva resurssi – jos se tunnistetaan, jaetaan ja hyödynnetään.

• Tarinat tekevät hiljaisesta tiedosta jaettavaa.
• Digitaaliset alustat helpottavat tarinoiden kertomista ja jakamisesta.
• Tekoäly auttaa näkemään sen, mitä yksittäinen tarina ei vielä kerro.

👉 Menetelmä on testattu ja hyväksi todettu! Jos kiinnostaa, ota yhteyttä, voimme auttaa tämän lähestymistavan ja menetelmän käyttöönotossa myös teillä.