Uusien käyttäjien kutsuminen ja lisääminen
Uusien käyttäjien kutsuminen
Lyhyesti: Uuden käyttäjän saa Skillhiveen kahdella tavalla. Kutsu lähettää sähköpostiin linkin, ja profiili syntyy vasta, kun vastaanottaja rekisteröityy. Pääkäyttäjän suora lisäys luo profiilin heti. Kummassakaan tavassa ei luoda salasanaa: käyttäjä kirjautuu organisaation tunnuksella tai sähköpostikoodilla.
Kenelle: pääkäyttäjille sekä käyttäjille, joilla on kutsuoikeus
Kutsu vai suora lisäys?
| Kutsu | Suora lisäys | |
|---|---|---|
| Kuka voi tehdä | Kutsuasetusten mukaan, aina pääkäyttäjät | Vain pääkäyttäjät |
| Mistä | Asiantuntijat-sivu → Kutsu asiantuntijoita, tai suoraan parvesta | Hallintapaneeli → Käyttäjähallinta |
| Mitä käyttäjä saa | Sähköpostin, jossa on henkilökohtainen rekisteröitymislinkki | Sähköpostin, jossa kerrotaan, että hänelle on luotu tunnus, ja pyydetään kirjautumaan |
| Milloin profiili syntyy | Kun käyttäjä rekisteröityy ja hyväksyy käyttöehdot | Heti |
| Käyttöoikeustaso | Kutsun asetusten mukainen | Pääkäyttäjä valitsee lisätessään |
| Sopii kun | Profiili halutaan vasta käyttäjän omalla hyväksynnällä | Lisäämiselle on peruste, tai kutsuviesti ei mene perille |
Kutsuminen Asiantuntijat-sivulta
- Avaa Asiantuntijat-sivu ja valitse Kutsu asiantuntijoita.
- Anna kutsuttavan sähköpostiosoite ja lähetä kutsu.
- Käyttäjä saa yleisen kutsuviestin. Sen sisältöä voi muokata kohdassa Hallintapaneeli → Kieli → Uuden käyttäjän kutsuviestit.
Kutsuminen parvesta
Kun kutsu lähetetään parvesta, viestin otsikkona on parven nimi ja sisältönä parven kuvaus. Vain kutsutuille -parviin voivat kutsua vain parven omistajat ja pääkäyttäjät.
Suora lisäys (pääkäyttäjä)
- Avaa Hallintapaneeli → Käyttäjähallinta.
- Anna käyttäjän sähköpostiosoite ja valitse käyttöoikeustaso.
- Valitse Lisää. Profiili syntyy heti, ja käyttäjä saa ilmoituksen tunnuksesta.
Käyttäjän lisäämiselle suoraan tulee olla tietosuojalainsäädännön mukainen peruste tai muu asianmukainen valtuutus. Jos perustetta ei ole, lähetä kutsu.
Kutsuasetukset (pääkäyttäjä)
Kohdassa Hallintapaneeli → Käyttäjäasetukset → Kutsuasetukset valitaan, mihin sähköpostiosoitteisiin käyttäjät voivat lähettää kutsuja. Vaihtoehdot ovat:
- mihin tahansa sähköpostiosoitteeseen
- vain organisaation oman domainin osoitteisiin
- vain pääkäyttäjät voivat lähettää kutsuja
- kutsuminen on estetty
Pääkäyttäjät voivat asetuksesta riippumatta aina lisätä uusia käyttäjiä millä tahansa sähköpostiosoitteella.
Jos organisaatiossa on käytössä Entra ID -kirjautuminen, kutsuja ei välttämättä tarvita: henkilöstölle riittää kirjautumislinkki. Ulkopuoliset käyttäjät (esim. EXT-tasolle) pääkäyttäjä voi lisätä millä tahansa sähköpostiosoitteella.
Rekisteröitymisasetukset (pääkäyttäjä)
Kutsujen lisäksi pääkäyttäjä päättää kohdassa Hallintapaneeli → Rekisteröitymisasetukset, voiko Skillhiveen rekisteröityä kirjautumissivun kautta. Vaihtoehdot:
- rekisteröityminen on estetty (suositus useimmille organisaatioille)
- vain kutsutut käyttäjät voivat rekisteröityä
- vain organisaation sähköpostidomainin osoitteilla voi rekisteröityä
- kuka tahansa voi rekisteröityä
Huolellisuutta: avoin rekisteröityminen antaa kenelle tahansa pääsyn ympäristöönne. Muuta tätä asetusta vain harkitusti ja tarvittaessa yhdessä Skillhiven tuen kanssa.
Jos ei toimi
- Kutsuviesti ei tule perille → pyydä vastaanottajaa tarkistamaan roskapostikansio. Jos viesti ei löydy, pääkäyttäjä voi lisätä käyttäjän suoraan.