OIKEUTETUN EDUN ARVIOINTI

Tämä “Oikeutetun edun arviointi” eli tasapainotesti on laadittu Tietosuojavaltuutetun toimiston tarjoamien ohjeiden mukaisesti arvioidaksemme voimmeko käyttää oikeutettua etua henkilötietojen käsittelyperusteena silloin kun markkinoimme palvelujamme potentiaalisille yhteisö- ja yritysasiakkaille.

SISÄLTÖ

1. Johdanto ja tietojen käsittelyn tarkoitus
2. Onko oikeutettu etu sopivin käsittelyperuste?
3. Täyttyvätkö perusvaatimukset?
4. Onko henkilötietojen käsittely tarpeen oikeutetun edun saavuttamiseksi?
5. Syrjäyttääkö etu todella rekisteröidyn edut ja oikeudet?
6. Tietosuojan lisätakeet
7. Yhteenveto ja arvioinnin lopputuloksen dokumentointi

1. Tietojen käsittelyn tarkoitus

Markkinoidessamme palvelujamme potentiaalisille yhteisö- tai yritysasiakkaille käsittelemme henkilötietoja kuten nimeä ja yhteystietoja. Toiminta pitää sisällään uutiskirjeet, mainokset ja muut suorat yhteydenotot puhelimitse, tekstiviestitse, sähköpostitse tai sosiaalisen median palveluiden kuten Linkedinin ja Twitterin kautta. Tietoja käytetään vain kyseiselle yhteisölle kohdistuvan viestinnän ja suoramarkkinoinnin toteuttamiseen tietosuojaselosteemme mukaisesti.

2. Onko oikeutettu etu sopivin käsittelyperuste?

Intunex Oy:n asiakashankinta perustuu potentiaalisten asiakkaiden aktiiviseen kontaktointiin. Asiakkaamme ovat yrityksiä ja yhteisöjä, ja harjoittamamme suoramarkkinointi kohdistuu kyseisten yritysten ja organisaatioiden edustajiin.

Nämä henkilöt eivät ole välttämättä kuulleet meistä aiemmin, eivätkä siten ole osanneet tai ehtineet meitä etsiä, vaikka heidän edustamalla yrityksellä tai organisaatiolla olisikin tarpeita, joihin tarjoamme palveluja.

Suostumus ja sopimus eivät toimi käsittelyn oikeusperusteena, koska ne edellyttävät, että kontaktoivan henkilön kanssa ollaan yhteydessä ennen tietojen käsittelyä, ja käsittelystä on joko sovittu tai siihen on pyydetty suostumus.

Aktiivinen myyntityö ja potentiaalisen asiakkaan kontaktointi edellyttää henkilötietojen kuten nimen ja yhteystietojen käsittelyä usein jo ennen kuin henkilön kanssa on oltu aiemmin yhteydessä, tai ennen kuin suostumusta tai sopimusta on olemassa. Tällöin tietojen käsittelyperusteeksi sopii parhaiten oikeutettu etu.

Myös tietosuoja-asetuksessa todetaan nimenomaisesti, että suoramarkkinointitarkoituksessa tapahtuvaa käsittelyä voidaan pitää oikeutetun edun toteuttamisena.

3. Täyttyvätkö perusvaatimukset?

Etumme täyttää kaikki kolme perusvaatimusta:

1. Etu on sovellettavan EU:n ja kansallisen lainsäädännön mukainen.
2. Etu on selkeästi ilmaistu.
3. Etu edustaa todellista ja välitöntä tarvetta.

4. Onko henkilötietojen käsittely tarpeen oikeutetun edun saavuttamiseksi?

Liiketoimintamme ei menesty ilman aktiivista myyntityötä ja uusien asiakkaiden hankintaa. Tämä tarkoittaa myös sellaisten potentiaalisten asiakkaiden kontaktointia, joiden kanssa ei aiemmin ole oltu yhteydessä.

Aktiivinen myyntityö ja asiakashankinta edellyttää vähintäänkin asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan nimen ja yhteystietojen käsittelyä. Onnistuminen myynnissä ja asiakashankinnassa edellyttää hyvää asiakastarpeen ja -kokemuksen ymmärtämistä sekä yleistä ymmärrystä asiakkaan liiketoiminnasta ja sen johtamisesta. Jotta myyntityö ja kontaktointi kohdistuu yrityksessä oikeaan henkilöön ja markkinointiviesti voidaan muotoilla paremmin asiakastarpeista käsin, on tiedettävä myös henkilön asema ja toimenkuva organisaatiossa. Asiakkaan tarpeen ymmärtämiseksi on, jo ennen ensimmäistä tapaamista tai kontaktia, tarpeen tutustua asiakkaan julkisesti verkossa, kuten yrityksen kotisivuilla ja sosiaalisessa mediassa, julkaisemiin työhönsä liittyviin ajatuksiin, kirjoituksiin tai muihin julkaisuihin.

Markkinointia voidaan tehdä myös sisältömarkkinoinnilla ja mainonnalla, jolla pyritään saamaan potentiaalisia asiakkaita vierailemaan kotisivuillamme ja ottamaan itse meihin yhteyttä, mutta tämä edellyttää tyypillisesti isoa markkinointibudjettia.

On yleisen edun mukaista, että yritykset harjoittavat markkinoinnin ja mainonnan lisäksi aktiivista myyntityötä. Aktiivinen myyntityö on tärkeää varsinkin uusille ja pienille yrityksille, joita ei laajasti tunneta, ja joilla ei ole suurta markkinointibudjettia.

Aktiivinen myyntityö ja kontaktointi voidaan kohdistaa tehokkaasti oikeisiin henkilöihin, jotka myös osaavat odottaa tämän kaltaisia yhteydenottoja.

5. Syrjäyttääkö etu todella rekisteröidyn edut ja oikeudet?

Oikeutetussa edussamme on kyse liiketoiminnan kannalta välttämättömästä toiminnasta eli myynnistä. Henkilötietojen käsittelyn avulla pystymme tavoittamaan kustannustehokkaasti ja tarkasti kohdennetusti potentiaalisia asiakkaita, jotka voivat olla kiinnostuneita palvelustamme. Etua ei ole saavutettavissa muilla keinoilla ilman merkittäviä lisäkuluja.

Käsittelyllä ei ole merkittäviä negatiivisia vaikutuksia rekisteröidyn henkilön etuihin ja oikeuksiin. Sen sijaan käsittely voi tuottaa lisäarvoa rekisteröidyille henkilöille tarjoamalla heille tietoa, jota he työn puolesta muutenkin etsivät, ja josta heille voi olla hyötyä omassa työssään.

On mahdollista, että suoramarkkinointi ja kontaktointi aiheuttaa ärtymystä henkilössä, jos hän ei ole osannut odottaa sitä. Tämä riski pyritään välttämään on kontaktoimalla vain sellaisia henkilöitä, joiden voidaan olettaa osaavan odottaa tällaisia yhteydenottoja.

Rekisteröidyt ovat päättävässä asemassa ja tyypillisesti etsivät tietoa uusista tuotteista, palveluista ja ratkaisusta, joita voivat omassa työssään tai organisaatiossaan hyödyntää. Erilaisten palvelujen hankinta kuuluu tyypillisesti näiden henkilöiden työnkuvaan. Heillä on siten myös usein halu tietää markkinoilla olevista uusista ja erilaista ratkaisuista.

Tyypillisesti näiden henkilöiden nimet ja yhteystiedot on julkisesti näkyvillä kyseisten yritysten ja organisaatioiden www-sivuilla, tai he ovat antaneet ne itse esimerkiksi jakamalla käyntikortin liiketoimintaan liittyvässä tapahtumassa tai tilaisuudessa. Näin ollen he osaavat todennäköisesti odottaa, että heihin voidaan olla yhteydessä suoramarkkinointitarkoituksessa.

Käsiteltävät tiedot eivät ole arkaluontoisia.

6. Tietosuojan lisätakeet

Rekisteröityjä informoidaan henkilötietojen käsittelystä viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä ja viimeistään kuukauden sisällä rekisteröinnistä. Tällöin heille tuodaan esiin mahdollisuus vastustaa käsittelyä ja kieltää suoramarkkinointi.

Jos osoittautuu, että kyseinen asiakas ei ole potentiaalinen asiakas, niin kaikki tiedot poistetaan viipymättä. Jätämme kuitenkin talteen yrityksen tai organisaation nimen ja tiedon siitä, että kyseinen yritys tai organisaatio ei ole potentiaalinen asiakas, jotta voimme varmistaa, ettemme jatkossa kohdista suoramarkkinointia kyseisen yrityksen tai organisaation edustajille. Jos kuitenkin kyseessä on potentiaalinen asiakas, säilytämme markkinointikiellon esittäneen henkilön nimen ja tiedon markkinointikiellosta, jotta voimme varmistaa, että emme kohdista jatkossa suoramarkkinointia kyseiselle henkilölle, mutta mahdollisesti jollekin toiselle yrityksen tai organisaation edustajalle.

Henkilötietoja käsitellään erillisessä tiedostossa ja järjestelmässä, johon ei ole pääsyä muilla kuin niillä henkilöillä, joiden työtehtäviin kyseisten tietojen käsittely. Kun työtehtävä päättyy, myös oikeudet tietojen käsittelyyn päättyy ja kaikki pääsy- ja käyttöoikeudet tietoihin poistetaan. Käytettävät järjestelmät on suojattu salatulla yhteydellä ja kirjautuminen järjestelmiin tapahtuu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Henkilöt jotka tietoa käsittelevät perehdytetään tietojen turvalliseen käsittelyyn, ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus.

7. Yhteenveto ja arvioinnin lopputuloksen dokumentointi

Saatavilla olevan informaation perusteella, rekisteröidyt henkilöt voivat odottaa oikeutetun edun mukaista henkilötietojen käsittelyä, käsiteltyyn tietoon ei sisälly merkittäviä riskejä rekisteröidyn kannalta, ja koska tietojen käsittely on välttämätöntä liiketoimintamme kannalta, katsomme että voimme käyttää oikeutettua etua henkilötietojen käsittelyperusteena tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.

Helsingissä 1.6.2018

Janne Ruohisto, toimitusjohtaja

Intunex Oy