Käyttäjätietojen poistaminen

Miten profiili ja käyttäjätiedot poistetaan?

Miten käyttäjäprofiili ja tiedot poistetaan?

Admin-käyttäjät voivat poistaa käyttäjän käyttöoikeuden ja profiilin hallintapaneelista.

Käyttäjän tietojen poistaminen tapahtuu kahdessa vaiheessa:

  1. Disablointi (deactivation)
  2. Anonymisointi (anonymization)

1️⃣ Disablointi

Disablointi tarkoittaa käyttäjäprofiilin siirtämistä passiiviseen tilaan.

  • Käyttäjä ei voi enää kirjautua palveluun
  • Profiili ei ole aktiivinen organisaatiossa
  • Data säilyy tietokannassa
  • Profiili voidaan tarvittaessa palauttaa aktiiviseksi

Disablointi soveltuu esimerkiksi tilanteisiin, joissa:

  • työntekijä poistuu organisaatiosta
  • käyttöoikeus keskeytetään tilapäisesti
  • tarvitaan säilytys lakisääteisistä tai liiketoiminnallisista syistä

2️⃣ Anonymisointi

Anonymisointi tarkoittaa henkilötietojen lopullista poistamista.

  • Henkilön profiilitiedot poistetaan tietokannasta
  • Tietoja ei voi enää palauttaa
  • Anonymisointi on peruuttamaton toimenpide

Anonymisointi ei poista:

  • käyttäjän luomia parvia
  • kirjoitettuja kommentteja
  • tallennettuja tiedostoja

Sisältö säilyy järjestelmässä, mutta sitä ei enää voida yhdistää tunnistettavaan henkilöön.

Automaattinen disablointi ja anonymisointi

Skillhive tukee käyttäjätilien elinkaaren hallintaa sekä manuaalisesti että automaattisesti.

1. Automaattinen disablointi (AD-integraatio)

Kun AD/Entra-integraatio on käytössä:

  • Skillhive tarkistaa säännöllisesti (esim. viikoittain), onko käyttäjällä voimassa oleva AD-tunnus
  • Mikäli tunnusta ei enää ole, käyttäjäprofiili disabloidaan automaattisesti
  • Disabloitu profiili siirtyy passiiviseen tilaan eikä käyttäjä voi kirjautua palveluun

2. Automaattinen anonymisointi

Organisaatio voi määrittää asiakaskohtaisesti:

  • kuinka kauan disabloitu profiili säilytetään
  • minkä ajan kuluttua disabloinnista henkilötiedot anonymisoidaan automaattisesti
  • (esim. 2 vuotta disabloinnin jälkeen)

Anonymisoinnin jälkeen:

  • henkilön tunnistetiedot poistetaan järjestelmästä pysyvästi
  • tietoja ei voida enää palauttaa
  • henkilön luoma sisältö säilyy, mutta ilman henkilötietoja

Tämä mahdollistaa koko prosessin automatisoinnin:

  • Disablointi → Säilytys → Anonymisointi.