Parvityö – uusi tapa organisoitua, jakaa osaamista ja tehdä yhteistyötä

Tietojärjestelmätyön asiantuntijajärjestö Sytyke ry julkaisi artikkelini parvityöstä Sytyke-lehdessä 1/2013. Lehti on saatavina digiversiona. Koostin artikkelin pohjalta hieman lyhennetyn ja editoidun version tähän alle. Jälkimmäinen versio on kommentoitavana ja ehdolla myös Sometime 2013 tapahtuman yhteydessä julkaistavaan Sosiaalinen media Suomessa 2013-teokseen.

Parvityö – uusi tapa organisoitua, jakaa osaamista ja tehdä yhteistyötä

Yrityksissä ja organisaatioissa on pitkään vallinnut prosesseihin, sääntöihin ja hallinnollisiin rakenteisiin luottava johtamiskulttuuri. Tämä massatuotannon aikakaudella luotu toimintatapa on perustunut oletukseen, että organisaation toimintaa voidaan hallita ja ennakoida tarkkojen suunnitelmien ja prosessien avulla. Tällaisessa työympäristössä on ollut vain hyvin vähän tilaa työntekijöiden itsenäiselle ja omaehtoiselle ajattelulle. Kaikenlainen luova ajattelu on nähty nakertavan tehokkuutta, jolloin työntekijöiden välistä vuorovaikutustakin on pyritty kontrolloimaan.

Tämän päivän liiketoimintaympäristöt ovat kuitenkin hyvin erilaisia kuin esimerkiksi 20 vuotta sitten. Verkottuneessa työympäristössä ja globaalissa taloudessa asiantuntijat kohtaavat yhä monimutkaisempia ongelmia, joiden ratkomiseen tarvitaan monen eri henkilön osaamista, joka tyypillisesti on hajautunut ympäri organisaatiota tai asiantuntijaverkostoa. Menestyminen tällaisessa toimintaympäristössä vaatii luovuutta ja yrittäjämäistä asennoitumista.

Työelämän viimeaikaisia muutoksia Suomessa tarkastellut Tuomo Alasoini (2009) nostaa esiin Pierre van Amelsvoortin (2000) näkemyksen, että monetkaan organisaatiot eivät ole kyenneet vielä sovittamaan toimintaansa ulkoisen toimintaympäristön vaatimusten mukaisesti. Vaikka joustavuuden ja innovatiivisuuden merkitys kilpailuedun lähteenä on lisääntymässä, monet organisaatiot toimivat käytännössä yhä tehokkuus- ja laatuajattelun ohjaamana.

Monimutkaistuva liiketoimintaympäristö edellyttää uusia toimintatapoja

Helsingin yliopiston Toiminnan teorian ja kehittävän työntutkimuksen yksikön tutkijat erottavat työn ja tuotannon historiallisessa kehityskulussa aikajärjestyksessä viisi kehitysvaihetta: käsityömäinen tuotanto, vakioitu massatuotanto, joustava massatuotanto, massaräätälöinti ja yhteiskehittelytuotanto.

Viimeisimmälle vaiheelle eli yhteiskehittelytuotannolle ominaista ovat asiakasrajapintaan syntyvät projektimaiset tiimit, jotka uudelleenmuotoutuvat tarpeen mukaan. Tätä toimintatapaa kutsutaan solmutyöskentelyksi. Siinä tiimien toiminnalle ominaista on tiimien jatkuva uudelleenmuotoutuminen sekä ohjaavan yksiselitteisen keskuksen tai ylimmän auktoriteetin puuttuminen. Engeström (2009) käyttää tällaisista toimintamuodoista myös termejä parveutuminen (swarming), parvioppiminen (learning by swarming) ja parvimaiset mallit (swarm-like patterns). Hän näkee näissä uusissa toiminnan muodoissa historiallisesti uusia mahdollisuuksia.

Tutkimusyhtiö Gartner (2010) ennustaakin, että vuoteen 2015 mennessä yli 40% työstä on ei-rutiininomaista. Ihmiset tulevat työskentelemään enemmän parvissa (work swarms) ihmisten kanssa, joihin heillä on hyvin vähän siteitä, ja tiimeissä tulee työskentelemään enemmän organisaation ulkopuolisia ihmisiä, jotka eivät ole organisaation kontrollissa.

Gary Hamel (2007) puolestaan esittää teoksessaan The Future of Management, että tulevaisuuden kilpailuetu perustuu lähinnä henkilöstön sitoutumiseen, luovuuteen ja aloitteellisuuteen; pelkkä vahva osaaminen ei enää riitä.

Parvityö – avain tuottavuuden nousuun?

Intunex on viiden vuoden ajan kehittänyt parvityöksi nimettyä toimintatapaa ja sitä tukevaa Skillhive-työkalua osaamisen yhdistämiseen organisaatioissa ja asiantuntijaverkostoissa.

Parvet ovat nopeita, avoimia ja itseorganisoituvia työryhmiä, jotka kerääntyvät yhteisten ideoiden, ongelmien ja projektien ympärille osaamisen ja kiinnostuksen perusteella. Skillhive avulla kuka tahansa voi perustaa parven jakamalla idean, ongelman tai projektin ja määrittelemällä, mitä osaamista siinä tarvitaan. Skillhive auttaa löytämään organisaatiosta tai verkostosta henkilöt, joilla on aiheeseen liittyvää osaamista tai kiinnostusta ja kutsuu heidät mukaan.

Parvissa osallistujia ja osallistumisen tasoa ei määrätä hallinnollisesti, vaan jokainen voi itse päättää mihin osallistuu, miksi osallistuu ja miten paljon osallistuu – oman osaamisen ja kiinnostuksen mukaan. Parven ytimen muodostavat “tekijät”, joita asia koskettaa eniten. “Avustajat” ovat henkilöitä, joilla on aiheeseen liittyvää erityisosaamista, mutta kenties vain vähän aikaa auttaa. Vaikkapa vain viiden minuutin panostus tarvittavasta erityisosaamisesta voi olla merkittävä apu ryhmälle. Lisäksi parvissa voi olla “lurkkijoita”, jotka liittyvät mukaan ainoastaan seuraamaan ja oppimaan. Heiltä puuttuu joko aikaa tai osaamista osallistua, mutta he ovat kiinnostuneita asiasta ja haluavat olla kuulolla, oppia ja ottaa vaikutteita.

Parvityö tarjoaa konkreettisen mallin, miten koko organisaation tai asiantuntijaverkoston osaaminen saadaan joustavammin ja tehokkaammin valjastettua tuotteiden ja palvelujen ja koko toiminnan kehittämiseen. Pelkkä teknologia ei kuitenkaan riitä parvien lentoon saamiseksi, jos organisaatiokulttuuri ja vallitsevat toimintatavat eivät niitä tue. Hallinnollisen johtamisen tilalle tarvitaan uudenlaista johtamista, joka antaa tilaa työntekijöiden väliseen vuorovaikutukseen, osaamisen jakamiseen ja yhteistyöhön.

Lähteitä

Tuomo Alasoini. 2009. Henkilöstön sitoutuminen johtamisen haasteena innovaatiokilpailun aikakaudella. Näkökulmia parempaan työelämään.

Yrjö Engeström. 2009. Wildfire Activities: New Patterns of Mobility and Learning.

Gartner, Inc. Press Release August 4, 2010. Gartner Says the World of Work Will Witness 10 Changes During the Next 10 Years.

Janne Ruohisto. 2013. Parvityö – uusi tapa organisoitua, jakaa osaamista ja tehdä yhteistyötä. Sytyke 1/2013. Sytyke ry:n jäsenlehti.